Mails urgents et sinistres : trier la boîte du cabinet
Soixante mails avant 9 h, dont une déclaration de sinistre sans le mot « sinistre ». Le tri en dix minutes du gestionnaire : ce qui est urgent, les étiquettes, un responsable par mail, et ce que l'IA fait gagner.
Exemple de lundi, 8 h 05, entre une lettre d'information de compagnie et une invitation à un webinaire : « Bonjour, une canalisation a cédé samedi soir dans la réserve, il y a de l'eau partout. On fait quoi ? Je vous envoie les photos. » La gestionnaire qui ouvre la boîte commune a 63 mails non lus. Celui-ci n'a pas « sinistre » dans l'objet, seulement « samedi ». Si personne ne l'ouvre avant 14 h, la compagnie apprend le sinistre six heures plus tard qu'elle n'aurait pu.
Ce guide donne au gestionnaire ou au chargé de clientèle un tri de dix minutes pour la boîte du cabinet : ce qui est urgent, les étiquettes qui marchent, un responsable par mail, et ce qu'un assistant IA fait gagner sans prendre la décision.
Ce qui est urgent dans la boîte d'un cabinet
| Type | Exemple d'objet ou de phrase | Pourquoi c'est urgent | Responsable |
|---|---|---|---|
| Déclaration de sinistre | « Dégât des eaux samedi », « accrochage ce matin » | Le délai de déclaration du contrat court | Gestionnaire sinistres |
| Avis d'impayé ou mise en demeure | « Avis de non-paiement, contrat n° … » | La suspension a une date, le client ne la connaît pas toujours | Gestionnaire |
| Demande datée | « Il me faut l'attestation avant le chantier de lundi » | Sans elle, le client perd le chantier ou la vente | Chargé de clientèle |
| Compagnie en attente | « Merci de nous adresser le relevé d'information pour valider » | Pas de pièce, pas de garantie à la date prévue | Chargé de clientèle |
| Client mécontent | « Je pense changer d'assureur » | C'est un appel, pas un mail | Dirigeant ou apporteur |
| Le reste | Lettres d'information, invitations | Peut attendre | Sans suite |
Sinistres et avis d'impayé passent en premier parce que chacun porte une date qui ne bouge pas. La suite d'un sinistre est détaillée dans la méthode de suivi des sinistres ; celle d'un impayé dans le guide relancer une prime impayée.
Un tri en dix minutes, trois fois par jour
- À 8 h, 12 h et 16 h, ouvrir la boîte commune, mails non lus les plus anciens d'abord.
- Lire les deux premières lignes de chaque mail et l'étiqueter : sinistre, impayé ou résiliation, échéance datée, gestion, compagnie, sans suite.
- Donner un seul responsable à chaque mail étiqueté. Deux noms, c'est personne.
- Traiter sinistres et avis d'impayé avant tout le reste : déclarer, appeler le client.
- Archiver d'un coup les « sans suite ».
Les étiquettes comptent moins que l'habitude : une personne trie à heure fixe, et chaque mail qui demande une action sort du tri avec un nom.
Les règles qui gardent la boîte en ordre entre deux tris
- Une adresse commune par fonction : gestion, sinistres, comptabilité. Le client peut toujours écrire à son chargé de clientèle ; celui-ci transfère les sinistres à l'adresse sinistres dans la journée.
- Un objet normé pour les mails sortants : numéro de contrat et nom de l'assuré en tête. Les réponses le gardent, et la recherche retrouve l'échange.
- Les avis des compagnies (impayé, mise en demeure, résiliation) vont dans un dossier dédié par règle d'expéditeur, lu à chaque tri, jamais laissé pour plus tard.
- Les réponses d'absence donnent l'adresse commune et un numéro pour les sinistres, pas seulement « de retour lundi ».
- Un mail classé « traité » a sa note dans le logiciel de gestion : ce qui a été fait, quand, par qui.
Ce qu'on mesure
| Mesure | Comment la compter | Pourquoi |
|---|---|---|
| Délai avant la déclaration d'un sinistre reçu par mail | De l'arrivée du mail à la déclaration à la compagnie | Le délai de déclaration court |
| Avis de compagnie lus le jour même | Avis du dossier dédié, lus avant 17 h | Une date de suspension ne bouge pas |
| Mails sans responsable après le tri | Étiquetés mais sans nom | Ce sont ceux qu'on oublie |
| Non lus de plus de 24 h | Compte au tri de 8 h | Signale une équipe débordée |
Quand un sinistre arrive par mail
Retrouver le contrat dans le logiciel de gestion à partir du nom ou de l'adresse. Vérifier la date du sinistre par rapport à la période du contrat et le délai de déclaration prévu aux conditions générales. Déclarer à la compagnie avec ce qu'on a : date, lieu, circonstances, photos. Une pièce manquante ne justifie jamais de laisser passer le délai. Puis écrire au client : ce qui a été déclaré, à qui, le numéro de dossier dès qu'il arrive, et ce qu'il doit faire maintenant (mesures conservatoires, garder les factures). Ne jamais écrire « vous êtes couvert » : la position de garantie vient de la compagnie.
Ce que l'IA fait gagner
Le temps du tri, c'est la lecture. Un assistant IA connecté à la boîte en lecture seule lit les mails de la nuit et relève les déclarations de sinistre, les avis d'impayé et les mails datés, chacun avec une ligne d'explication. « Samedi » devient « Déclaration de sinistre probable : dégât des eaux dans la réserve du magasin, photos jointes. » La gestionnaire vérifie chaque mail relevé, peut le contester, et décide de l'ordre.
Avant de brancher un outil sur la boîte du cabinet, trois questions : ce qu'il peut lire, s'il peut envoyer, déplacer ou supprimer, et si vos données servent à entraîner son modèle. Pour le reste des usages, voir l'IA pour courtier en assurance.
Mesurez sur une vraie semaine le délai entre l'arrivée d'un mail de sinistre et la déclaration à la compagnie, avant et après. Ce chiffre compte plus que le nombre de mails traités.
Laissez Covera Start trier votre boîte
Covera Start est gratuit pour un utilisateur, sans démo. Connectez Gmail, Outlook ou IMAP en lecture seule, c'est prêt en 2 minutes : Covera relève les mails urgents, les sinistres et les impayés, chacun avec une ligne d'explication, puis répond à vos questions sur n'importe quel échange, avec la source. Il ne déplace et n'envoie aucun mail ; une réponse que vous lui demandez est rédigée dans la conversation, et vous l'envoyez vous-même.
Dans la version complète, les réponses sont préparées en brouillon directement dans votre messagerie, relues et envoyées par le gestionnaire. Plus de 80 cabinets l'utilisent : découvrez Covera.
Questions fréquentes
Comment organiser la boîte mail commune d'un cabinet de courtage ?
La trier à heures fixes avec quelques étiquettes (sinistre, impayé ou résiliation, échéance datée, gestion, compagnie, sans suite), donner un seul responsable à chaque mail qui demande une action, et traiter sinistres et avis d'impayé en premier. Un mail sans responsable est celui qu'on oublie.
Quels mails sont urgents pour un gestionnaire en courtage ?
Une déclaration de sinistre, un avis d'impayé ou de mise en demeure de la compagnie, une demande datée (attestation pour un chantier lundi, signature chez le notaire) et une compagnie qui attend une pièce avant de garantir. Les lettres d'information des compagnies peuvent attendre.
L'IA peut-elle trier les mails d'un cabinet de courtage ?
Elle peut lire les mails de la nuit et relever les déclarations de sinistre, les avis d'impayé et les mails avec une date, avec une ligne qui explique chaque choix. Le gestionnaire vérifie et décide de l'ordre. Elle ne répond pas seule aux clients.
Que faire en premier d'un mail de déclaration de sinistre ?
Retrouver le contrat, vérifier la date du sinistre et le délai de déclaration prévu au contrat, puis déclarer à la compagnie avec ce qu'on a, même incomplet. Ensuite, dire au client ce qui a été déclaré, à qui, et ce qu'il doit faire maintenant.
Covera Start répond-il aux mails à ma place ?
Non. Covera Start lit votre boîte en lecture seule pour relever les mails urgents, les sinistres et les impayés, et pour répondre à vos questions. Il n'envoie et ne déplace rien ; si vous lui demandez une réponse, il la rédige dans la conversation, et c'est vous qui l'envoyez.
